Política de Protección de Datos Personales
En una frase: usamos tus datos únicamente para operar tu facturación electrónica ante el SRI, verificar tu identidad y darte soporte. Solo te enviaremos publicidad si tú lo autorizas expresamente, y puedes retirar esa autorización cuando quieras.
1. Responsable del tratamiento
Neola SAS, sociedad constituida en Ecuador, con domicilio en Quito, Pichincha, es la responsable del tratamiento de tus datos personales en la plataforma NeolaFactura. Contacto para asuntos de protección de datos: el canal de contacto publicado en esta plataforma.
2. Marco legal
Este tratamiento se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP), publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021, su Reglamento General, y la normativa tributaria aplicable a la emisión de comprobantes electrónicos del Servicio de Rentas Internas (SRI), incluida la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónicos y sus anexos.
3. Datos que tratamos
- Identificación y contacto: RUC, razón social, nombre comercial, direcciones, correo electrónico y número de teléfono celular.
- Verificación: códigos de un solo uso (OTP) enviados a tu correo y WhatsApp, dirección IP y agente de navegación al momento de aceptar esta política.
- Operación tributaria: tu certificado de firma electrónica (.p12) y los comprobantes que emitas (facturas, notas de crédito y demás), incluidos los datos de tus clientes y productos que tú registres.
- Uso del servicio: registros técnicos de actividad (emisiones, descargas, accesos) necesarios para seguridad y soporte.
4. Finalidades y base de licitud
- Prestarte el servicio de emisión, firma, envío y autorización de comprobantes electrónicos ante el SRI — ejecución del contrato que aceptas al registrarte.
- Verificar tu identidad mediante OTP a tu correo y WhatsApp — ejecución del contrato y prevención de fraude.
- Cumplir obligaciones legales tributarias y de conservación de información.
- Enviarte comunicaciones comerciales sobre productos y servicios de Neola — únicamente con tu consentimiento expreso y opcional, otorgado mediante la casilla correspondiente en el registro. Su no otorgamiento no afecta en nada la prestación del servicio, y puedes revocarlo en cualquier momento por los canales de contacto de la plataforma.
5. Tu certificado de firma electrónica
Tu archivo .p12 se almacena cifrado con criptografía moderna (XChaCha20-Poly1305) en una bóveda cuya llave maestra no acompaña a los datos, y su contraseña se cifra por separado. Solo se descifra en memoria, durante milisegundos, para firmar los comprobantes que tú ordenas emitir, y se elimina de la memoria inmediatamente después. Ningún operador humano de Neola accede a tu contraseña de firma.
6. Encargados y transferencias
Para operar el servicio empleamos proveedores que actúan como encargados o corresponsables del tratamiento, en lo estrictamente necesario:
- SRI: recepción y autorización de tus comprobantes (obligación legal).
- Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API): entrega de tus códigos OTP y notificaciones al número que registres.
- Proveedores de correo electrónico e infraestructura para la entrega de mensajes y el alojamiento seguro de la plataforma.
Algunos de estos proveedores pueden procesar datos fuera del Ecuador; en tales casos se aplican las salvaguardas previstas en la LOPDP para transferencias internacionales.
7. Plazos de conservación
Los comprobantes electrónicos y su información asociada se conservan por el plazo exigido por la normativa tributaria ecuatoriana (al menos 7 años). Los datos de tu cuenta se conservan mientras la mantengas activa y, tras su cierre, por los plazos de prescripción legal. Los códigos OTP caducan a los 10 minutos y los registros de verificación se conservan como evidencia de consentimiento.
8. Tus derechos (LOPDP)
Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas única y exclusivamente en tratamientos automatizados, escribiendo por los canales de contacto de la plataforma. Atenderemos tu solicitud en los plazos que fija la ley. Si consideras vulnerados tus derechos, puedes acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas: cifrado TLS en todas las comunicaciones (HSTS), cifrado en reposo de material criptográfico sensible, contraseñas protegidas con Argon2id, controles de acceso por roles, y trazabilidad completa de cada comprobante.
10. Cambios a esta política
Publicaremos aquí cualquier actualización, con su fecha de vigencia. Si un cambio afecta sustancialmente el tratamiento, te lo notificaremos y, cuando la ley lo exija, solicitaremos nuevamente tu consentimiento.